Adressen
In diesem Modul werden alle Adress- und Kontaktdaten verwaltet. Es gibt zwei Arten von Adressen: Personendaten und Firmendaten. Jede Person und jede Firma wird dabei nur einmal angelegt.
Alle Adressen können in Briefe und Formulare integriert und in Ihr Mailprogramm übernommen werden.
Alle weiteren Differenzierungen im Modul Adressen erfolgen durch
- Eingabe: Beliebig viele weitere Adressen zu einer Person können eingegeben werden; oder durch
- Verknüpfungen: Personen werden mit einer Firma verbunden.
Diese Architektur und die Rollenzuweisung garantieren, dass Adressen zuverlässig ohne Redundanzen gehalten werden und Änderungen immer nur an einer Stelle durchgeführt werden müssen.
Arbeitsbereiche
Allgemein
Basisinformation zu jeder Adresse
Kategorien
Jeder Adresse können beliebig viele Kategorien zugeordnet werden. Die Kategorien werden vom Kunden gestaltet.
Freiexemplare
Alle Arten von Freiexemplaren, die an eine Adresse versendet worden sind, werden hier angezeigt.
Produktbeziehungen
Verwaltung der Produktbeziehungen – welche Funktion erfüllt die Adresse in Bezug auf ein Produkt (Autor, Herausgeber, Illustrator, Grafiker etc.)
Kommunikation
Alle Kommunikationsdaten zu einer Person oder Firma werden hier verwaltet (Telefone, Fax, E-Mailadressen, Websites – adressspezifisch).
Adressen
Verwaltung der Anschriften (beliebig viele pro Person).
Belege
Übersicht, welche Belege (Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine) zur Adresse generiert worden sind.
Texte
Relevante Texte zu einer Adresse (z.B. Biografie, Bemerkungen, Statements)
Titel
Im Titelmodul von a!quadrat werden die Titel- oder Produktdaten verwaltet.
Neben den Stammdaten und dem Cover stehen Ihnen in diesem Modul eine Reihe von Zusatzinformationen für die Programm- und Auflagenplanung, Marketingmaßnahmen und die Pressearbeit zur Verfügung.
Die Übernahme der Titeldaten in Briefe, Rechnungen und Formulare aller Art ist per Knopfdruck möglich.
Arbeitsbereiche
Allgemein
Basisinformation zu jedem Titel, Coverabbildung
Stammdaten
Pflege der wichtigsten (bibliografischen) Daten
Urheber
Autoren, Herausgeber, Illustratoren usw.
Auflagen
Auflagenverwaltung
Preise
Verwaltung der aktuellen, zukünftigen und früheren Preise
Absatz
Schnellüberblick über die Absätze der letzten Jahre (Tabelle + Grafik)
Lager
Verwaltung diverser Lager (Verlagslager und Auslieferungen)
Kategorien
Jedem Titel können nach Bedarf beliebig viele Kategorien zugeordnet werden.
Texte
Teaser, Kurztext, Langtext, Webtext usw.
Listen & Auswertungen
Listen und Auswertungen sind die Grundlage für die Programmplanung und Marketingmaßnahmen der Verlagsleitung und die Budgetplanung und Bilanzerstellung der Geschäftsführung.
In a!quadrat können Sie die Adressaten – ebenso wie Produkte/Titel – nach allen denkbaren Kriterien ordnen und auswerten.
a!quadrat und Excel
Jede Liste und Auswertung, die in a!quadrat erstellt wird, ist direkt in Excel aufrufbar.
Absatzzahlen werden sowohl tabellarisch als auch grafisch direkt in a!quadrat abgebildet.
Auswertungen, die über bloße Listen hinausgehen, können in a!quadrat integriert werden, wenn Sie diese häufig brauchen, sie stehen aber stets auch als Excel-Datei zur Verfügung.
Mit Hilfe der aktuellen Daten für Excel (und Access) ist die maximale Flexibilität in der Verwendung aller Auswertungen gewährleistet.
Excel- und Access-Connector
Mit dem Excel-Connector ist es möglich, Auswertungen, die als Excel-Datei abgespeichert wurden, direkt in der Excel-Tabelle zu aktualisieren. Der Excel-Connector stellt automatisch eine Verbindung zu a!quadrat her und überträgt die aktuellen Daten.
Für manche Zwecke sind die Gestaltungsmöglichkeiten von Excel nicht ausreichend. Perfekt layoutierte Berichte lassen sich mit Access wesentlich besser erstellen. Dafür gibt es den Access-Connector. Er funktioniert wie der Excel-Connector, auch hier werden die eingegebenen Daten online aktualisiert.
Sie bestimmen, wie Ihre Listen und Berichte aussehen. a!quadrat sorgt dafür, dass Ihr Datenstand stets aktuell ist.
Belege
Im Modul Belege werden alle notwendigen Belegarten erstellt und verwaltet. Sie können nicht nur alle erforderlichen Belege direkt in a!quadrat erstellen, diese werden auch als PDFs abgespeichert und in Listen zusammengefasst. Damit verfügen Sie über ein lückenloses Dokumentenmanagement.
Arbeitsbereiche
Rechnung
Erstellung von Rechnungen mit mit einer den Prozess leitenden Maske. Zahlreiche Parameter (Konditionen) sind als Generalanweisung einstellbar, aber in jedem einzelnen Fall überschreibbar und individualisierbar.
Alle ausgestellten Rechnungen sind beim jeweiligen Rechnungsadressaten abgelegt.
Gutschrift
Dieser Bereich ist analog zur Rechnungsmaske aufgebaut. Jede Rechnung kann ganz einfach zu einer Gutschrift gemacht werden, ohne Neueingabe. Dadurch bleibt der Zusammenhang zwischen Rechnung und Gutschrift immer erhalten.
Lieferschein
Zu jedem Lieferschein kann zu jedem Zeitpunkt (sofort oder später) eine Rechnung erstellt werden.
Freiexemplare
Hier wird der Freiexemplarversand an Rezensenten und Autoren verwaltet. Der frei wählbare Belegtyp entscheidet über die „Art“ des Freiexemplars (Rezensionsexemplar, Belegexemplar, Leseexemplar usw.). Alle Freiexemplare werden permanent gespeichert. So ist eine lückenlose Dokumentation gewährleistet.
Vormerker versenden
Das Erfassen von Freiexemplaren ist oft recht aufwändig. In a!quadrat kann man die Arbeit jederzeit unterbrechen und am Ausstiegspunkt („Offene Belege“) wieder einsteigen. Wenn ein Beleg abgeschlossen wird, werden alle Bewegungen sofort im Lager gebucht. Erst, wenn alle Freiexemplare erfasst sind, werden diese (oder eine Auswahl davon) versendet.
Lager
Das Modul Lager registriert und speichert alle Lagerbewegungen in jedem vorhandenen Lager. Sämtliche Bearbeitungsvorgänge (Rechnung, Gutschrift, Freiexemplar) werden automatisch im Lager gebucht. Nachträgliche Buchungen und Buchungsdifferenzen gehören der Vergangenheit an: Mit a!quadrat verfügen Sie immer über den aktuellen Lagerstand.
Arbeitsbereiche
Lagerauftrag erfassen
Transport der Bücher von einem Ort zum andern, 14 Bewegungstypen sorgen für den differenzierten Blick auf die Lager. Die Lagerbewegungen aus Ihrer Auslieferung können über Schnittstellenprogramme automatisch eingelesen oder manuell erfasst werden.
Offene Lageraufträge
Zum Abarbeiten der offenen Bewegungen.
Lagerbewegungen
Hier finden Sie die Übersicht zu allen Lagerbewegungen in allen Lagern.
Lagerbilanz
Die hier generierten Daten sind die Grundlage für die Lagerbilanz, die zu jedem beliebigen Zeitpunkt erstellt werden kann.
Schnittstellen
Standardmäßig ist in a!quadrat der Datenexport in die Buchführung vorkonfiguriert. Für die VLB- und CIP-Meldung Ihrer Titel steht eine Schnittstelle für den automatischen Datentransfer bereit.
Bei entsprechendem Bedarf können auch weitere Schnittstellen (z.B. in die Auslieferung oder eine Buchhandlung) eingerichtet werden.
Buchführung
Das Rechnungswesen unserer Kunden wird entweder extern vergeben oder von einer anderen Abteilung des Unternehmens durchgeführt. In a!quadrat ist daher ein automatischer Datenexport in die bestehende Buchführung vorkonfiguriert. Die Schnittstelle zur jeweiligen Buchführung wird individuell angepasst.
VLB- und CIP-Meldung
Formulare ausfüllen, faxen oder mailen ist zeitraubend und lästig. Und unnötig. Sie legen einen neuen Titel an – a!quadrat erledigt die VLB- und CIP-Meldung für Sie. Automatisch.
Titelkalkulation
a!quadrat bietet Ihnen als Modul eine Vor/Nach-Kalkulation an. Dort finden die Kalkulation der Herstellkosten, die Ladenpreiskalkulation in Form einer Vorkalkulation sowie die kalkulatorische Nachbetrachtung des Titels statt. Die Kosten der Herstellung werden den erzielten Erlösen gegenübergestellt.
Die Kalkulation
Die Kalkulation findet in Microsoft Excel statt. Excel wird dabei von a!quadrat als Plug-in verwendet.
Die Daten der Kalkulation werden aus a!quadrat entnommen und die Ergebnisse dann wieder zurück gespeichert.
Die Vorlage in Excel ist individuell für Sie angepasst. Egal wie einfach oder komplex Ihre Berechnungslogik ist, wir bilden Sie ab.
Zur Navigation im Excel gibt es ein Plug-in, das Sie im gewohnten Reitermenü am oberen Programmrand finden:
Damit kann zwischen Kalkulationsvarianten navigiert werden. Wenn die Daten fertig eingegeben sind, speichern Sie diese in a!quadrat zurück – entweder in eine bestehende Kalkulation oder Sie erzeugen eine neue Variante.
In Excel geben Sie Werte ein, wie hier in die grün hinterlegten Felder. Excel berechnet dann automatisch Kennzahlen wie z.B. hier DBI,II,III und den Break Even.
Website
a!quadrat bietet Ihnen als Modul eine Standardwebsite an, deren Daten automatisch mit den Daten aus a!quadrat synchronisiert werden. Damit entfällt die Notwendigkeit doppelter Datenpflege. Was Sie in a!quadrat eingeben oder aktualisieren, steht simultan auch auf Ihrer Website.
Ihre Verlags-Website
Für die individuelle Ausgestaltung Ihrer Website (z.B. Willkommensseite, Verlagsgeschichte, Bilder, Grafiken, Videos) steht Ihnen ein einfach zu bedienendes Content-Management-System (CMS) zur Verfügung. Sie entscheiden, welche Informationen auf Ihrer Website angeboten werden und wie Ihre Website aussehen soll.
Was in a!quadrat an Daten zur Verfügung steht, wird auch auf Ihrer Website angezeigt. Damit gibt es keine unterschiedlichen Preise mehr, keine unterschiedlichen Datenstände und keine doppelte Datenpflege.
Die Standardwebsite von a!quadrat ist mehrsprachig und besteht aus den Seiten
- Homepage
- Neuerscheinungen
- Backlist
- AutorInnen/IllustratorInnen
- Verlagsinformationen
- Lizenzen
- Aktuelles
- Impressum
Die Website lässt sich in jedem Design darstellen und ist in alle Richtungen erweiterbar. Natürlich können wir auch existierende Websites mit Daten versorgen. Die a!quadrat-Website stellt Ihnen aber die genannten Seiten und Features schon vorkonfiguriert zur Verfügung. Das ist wesentlich komfortabler.
Adresse:
Telefon:
E-Mail:
